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Gestión de almacenes

Objetivos

Desde el punto de vista técnico, un inventario es un depósito de materiales, productos, etc. a la espera de ser utilizados en un proceso productivo o en su caso de ser vendidos; desde el punto de vista financiero, que interesa a este trabajo, un inventario es una inmovilización de recursos financieros que por tanto genera un coste de oportunidad.

Dependiendo de la empresa y de las circunstancias, hay varias razones que explican la existencia de inventarios:

  • Creación de stocks de seguridad para afrontar la incertidumbre en cuanto a los requerimientos reales de la actividad productiva, y/o la cuantía de la demanda
  • Falta de sincronía entre la demanda y la producción
  • Demanda cíclica, cuyos picos exceden la capacidad productiva - en la parte baja del ciclo, la empresa produce en exceso para poder atender la demanda en la el ciclo alto -
  • Rappels o descuentos por volumen de compras
  • Restricciones que limitan la discrecionalidad en cuanto a la cantidad y/o las fechas de compra de la mercancía, por razones logísticas o de oferta
  • Ventajas económicas en el transporte - especialmente cuando los materiales requieren algún tipo de medio o dispositivo especial, cuyo uso por una sola empresa no sea justificable -
  • Asegurar la disponibilidad de productos cuya oferta es escasa o está sometida a estacionalidades
  • Obtener artículos en condiciones ventajosas, cuando se espera que su coste aumente a corto o medio plazo
  • Política de producción en lotes. Cuando los equipos son empleados para elaborar dos o más productos y se requieren tareas preparatorias (reprogramación del software, cambios en la planta, etc.) puede ser económicamente conveniente producir en lotes, lo que conlleva un almacenamiento.

Los inventarios existen, y en general son inevitables. Es cierto que algunas empresas pretenden trabajar con un inventario mínimo, incluso cero, pero cabe preguntarse si lo que ocurre es únicamente que ese inventario se ha desplazado a otro lugar del sistema de valor, quizá a los proveedores o a los canales de distribución. Una empresa con capacidad de dominio sobre el sistema de valor puede imponer a sus proveedores plazos de entrega, y forzarlos a mantener inventarios "preventivos".

En cualquier caso, el objetivo es minimizar el coste ocasionado por la gestión de esos inventarios que, de manera muy amplia, está formado por las cargas derivadas de los pedidos (administración, logística, tributos, etc.) y el coste ocasionado por la posesión del stock, incluyendo amortizaciones y coste de oportunidad financiera.

Terminología básica

  • Lote: la cuantía de producto, fija o variable, que se adquiere en cada pedido
  • Coste de gestión: las cargas ocasionadas por la política de aprovisionamiento
    • Precio de adquisición. Formalmente, el cálculo del coste de los productos o suministros forma parte de la función de producción; no obstante, es una variable relevante para la gestión de inventarios en la medida en que dicho coste sea variable en función del lote, o de la cuantía de pedido.
    • Coste de almacenamiento: el valor de las cargas que se derivan de la posesión de una unidad de material, durante un cierto plazo de tiempo. Aquí ha de considerarse el coste de oportunidad provocado por la inmovilización financiera así como los seguros, pérdidas por depreciación, amortización de las instalaciones, etc.
    • Coste de lanzamiento: el coste estimado de cada pedido de materiales, incluyendo gastos administrativos y logísticos, tasas y tributos, control de calidad, etc.
    • Coste de ruptura: el quebranto económico ocasionado por un eventual agotamiento del inventario, y la consecuente imposibilidad de atender puntualmente la demanda.
  • Plazo de entrega: el tiempo medio que transcurre desde que se lanza un pedido hasta que la mercancía está disponible en el almacén de la empresa y es susceptible de ser aplicada al proceso productivo, o en su caso vendida.

Enfoques de trabajo

En una perspectiva amplia, la gestión de inventarios debe entenderse como una parte más de la política de producción, que con frecuencia está programada por sistemas de gestión de materiales (MRP), en alguna de sus distintas variedades. Un MRP es un sistema de información de gestión que se encarga de administrar todos y cada uno de los recursos requeridos para mantener la actividad, teniendo en cuenta los inventarios actuales, la disponibilidad de proveedores, la demanda estimada, y el plan de producción previsto; el sistema estima qué recursos serán precisos en cada momento y programa los pedidos correspondientes, de acuerdo con una estrategia de optimización simultánea de tiempos y costes.

Aquí examinaremos únicamente algunos aspectos propiamente financieros de los inventarios, en concreto las alternativas para minimizar el coste de gestión, a través de varios modelos simples; nuestro objetivo se limita a clarificar la incidencia de cada variable en ese coste, y las consecuencias de adoptar unas u otras políticas de gestión. Desde este punto de vista, cabe identificar dos enfoques básicos de trabajo:

  • Sistemas de control con revisión continua: cada vez que se consume una unidad del inventario, se actualizan las existencias y los consumos previstos a efecto de determinar si procede efectuar una orden de reposición. Los modelos aleatorios de tipo Q se basan en este tipo de sistema: el inventario se controla regularmente para verificar si se ha alcanzado el "punto de pedido" y, en caso afirmativo, se adquiere una cantidad fija q de producto. En este caso el punto de pedido se entiende como la suma del consumo medio estimado durante el plazo de entrega más un stock de cobertura destinado a minimizar el riesgo de ruptura, aunque pueden existir otros criterios alternativos para fijarlo. La frecuencia de los pedidos es variable (t1, t2, etc.)

  • Sistemas de control con revisión periódica: el inventario se controla a intervalos regulares de tiempo, por ejemplo cada semana o cada mes, y en caso necesario se programa un pedido. En algunos casos (como en el modelo de Harris y Wilson, que examinamos a continuación) el lote es constante porque la demanda se asume aproximadamente estable; en un caso más realista en el que la demanda o el consumo están sometidos a fluctuaciones irregulares, la cantidad de pedido sería variable; por ejemplo, podríamos calculara el lote como la cantidad necesaria para restablecer un nivel de inventario predeterminado S (este es el criterio empleado en los modelos aleatorios de tipo P).