Sistemas EDI

Mover la información de unas empresas a otras es una tarea costosa en términos de tiempo y trabajo, especialmente cuando se trata de comercio internacional. Se genera gran cantidad de documentación, la cual tradicionalmente se enviaba en formato papel por correo convencional de forma paralela a la mercancía; con la recepción, se inicia un proceso de conciliación en el que se verifican la existencia de un pedido y su concordancia con los productos recibidos, y solo entonces se autoriza el pago, que nuevamente genera documentos en papel. A todo ello hay que añadir el procesamiento interno de las transacciones: por ejemplo en la empresa vendedora se tramita la orden de pedido, se verifica si hay existencias suficientes (en caso contrario se analiza el plazo de entrega controlando la programación de producción), etc.

Carlos Piñeiro Sánchez. El proceso convencional de compra (CC BY-NC-SA)

Estas tareas son costosas porque se realizan manualmente y generan gran cantidad de documentación, sin embargo en muchos no tienen especial trascendencia desde el punto de vista de la aportación de valor porque son muy estructuradas y repetitivas. Esto las hace candidatas para ser reemplazadas por vínculos electrónicos.

La filosofía de EDI es simple: transferir los datos relativos a transacciones de forma directa entre los SI, en un formato estándar que permita a los TPS procesar automáticamente las operaciones, aliviando los cuellos de botella causados por las tareas intensivas en trabajo humano y reduciendo el coste medio por transacción.

• El intercambio de datos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en transacciones comerciales con reducción al mínimo de la intervención manual
• El intercambio organizacional, ordenador a ordenador, de documentación empresarial en un formato normalizado procesable por ordenador

Con un sistema como este, y asumiendo que los procesos internos estén correspondientemente digitalizados, los datos descriptivos de la transacción de compra (y de las operaciones subsiguientes, como las órdenes de pago o los datos de envío) fluyen directa y automáticamente de unos sistemas a otros: en la empresa compradora una aplicación verifica una necesidad de abastecimiento y el sistema de compras lanza el pedido a través del sistema EDI; al otro extremo el sistema del vendedor recibe el pedido y lo transfiere al sistema de procesamiento de pedidos, que verifica la disponibilidad, plazos de entrega, precios, etc. y en su caso responde con una aceptación; al mismo tiempo canaliza a los sistemas de gestión de almacenes o producción los datos necesarios para dar cumplimiento a la entrega. El sistema del comprador registra la aceptación e informa a los subsistemas de finanzas a efecto de asiento contable y de planificación de la tesorería. Llegado el momento oportuno, el sistema del vendedor genera los datos de facturación y detalles del envío; el del comprador registra la recepción a efecto de autorizar el pago. Probablemente seguirán existiendo procesos manuales (por ejemplo la verificación física de la mercancía cuando llega al almacén), pero el tiempo medio de aprovisionamiento puede reducirse a la mitad o incluso más (de forma similar, también se reduce el tiempo medio que transcurre desde que el vendedor recibe el pedido hasta que recibe la tesorería; en definitiva lo que EDI favorece es una aceleración de los ciclos de operaciones y de tesorería).

Carlos Piñeiro Sánchez. Modelo de compra con EDI (CC BY-NC-SA)

Obsérvese que EDI no transfiere versiones digitalizadas de los documentos, sino los datos esenciales que describen las transacciones y permiten procesarlas automáticamente por los sistemas de las organizaciones implicadas, codificados de acuerdo con una norma preestablecida. Se aplica exclusivamente a datos de transacciones rutinarias, por tanto no a flujos de información que deban ser analizados o que tengan características singulares, por ejemplo contratos o informes ad hoc; aunque por supuesto puede combinarse con tecnologías que, como la de registros distribuidos (DLT), es idónea para la creación y tutela de contratos entre partes no directamente relacionadas.

Esta es una síntesis de sus principales rasgos:

• Proceso automatizado máquina a máquina: se pretende minimizar la intervención humana, normalizando tanto el contenido como la estructura de los mensajes
• Los datos se transmiten electrónicamente (la digitalización de documentos comerciales es una función propia de los sistemas de gestión documental).
• Orientación transaccional en empresas cuyas operaciones generan grandes volúmenes de transacciones, o requieren una coordinación rigurosa
• Perspectiva integradora: se pretende que los mensajes incorporen todas las especificaciones precisas para llevar a buen término la operación: proveedores, transporte, AAPP, etc.
• Los sistemas EDI tienen unos orígenes vinculados a la colaboración, si bien en la actualidad se han convertido en servicios esencialmente comerciales
• Existe una entidad que actúa como fedataria, registrando los mensajes enviados y enviando acuses de recepción, para dar confianza al sistema

Un sistema EDI se compone de cuatro piezas: software y hardware en los extremos, un canal telemático que los enlaza, y un conjunto de normas o estándares que definen los protocolos de comunicación y la codificación de los mensajes.

Carlos Piñeiro Sánchez. Componentes de EDI (CC BY-NC-SA)

Hardware, software y condicionantes organizacionales

La adopción de un sistema EDI requiere, en principio de forma inexcusable, que los procesos internos de la organización estén digitalizados, de forma que los datos transaccionales no requieran en ningún momento intervención humana. En general no existen requerimientos especialmente restrictivos en lo que respecta a las características físicas y lógicas de los sistemas, aunque pueden existir necesidades de escalamiento y/o de desarrollo de pasarelas para asegurar la interoperabilidad.

El software específico para EDI se encarga de traducir los datos de los sistemas operacionales a la norma EDI empleada por el destinatario (por ejemplo convierte los detalles de un pedido en un mensaje EDIFACT correctamente formado), envía cada mensaje al destinatario apropiado, confirma que la transferencia se ha completado con éxito, y almacena los mensajes para hacer posible su revisión poserior. Proporciona por tanto los medios para auditar las transacciones y asegurar su trazabilidad. Realiza también la función inversa, traducir los mensajes recibidos al formato de los sistemas internos.

Redes

En un primer momento no era excepcional el empleo de líneas punto a punto, aunque actualmente el soporte típico son redes de valor añadido (VAN), gestionadas por proveedores externos. La red VAN es una infraestructura de comunicaciones compartida por múltiples usuarios, que ofrece además funcionalidades adicionales valiosas para el tráfico comercial, esencialmente relacionadas con la la seguridad y trazabilidad. Todos los mensajes intercambiados por las partes son cifrados, trazados y registrados, de manera que hay constancia fehaciente de los envíos y recepciones y de su propio contenido; además la red verifica la identidad de las partes y la integridad de los mensajes, y notifica a las partes las comunicaciones enviadas y recibidas. Dependiendo de los servicios contratados, pueden existir también funcionalidades de backup y recuperación, apoyo técnico, document mapping, etc.

Document mapping (de manera muy aproximada mapeo de documentos) es el proceso de conversión del contenido de los archivos de gestión (por ejemplo, un documento comercial generado por un ERP) a un estándar EDI, y al revés. Es un proceso transparente para el usuario, que en cierto sentido ayuda a representar cada mensaje dentro de su contexto, trazando sus relaciones o dependencias con otros documentos o transacciones.

En los últimos años ha aumentado también el uso de EDI sobre Internet empleando estándares como AS2 y XML.

Normas y estándares

Para que los sistemas puedan intercambiar los datos de las transacciones deben hablar el mismo idioma; de forma más rigurosa, deben compartir un mismo estándar, que definirá la forma en que se van a comunicar: qué mensajes se van a intercambiar, cuál es su significado, cómo se estructuran internamente, cuál es su contenido, cómo se codifican los datos, etc.

Paradójicamente, el rápido desarrollo de los sistemas EDI en los ochenta y noventa trajo consigo una acentuada divergencia en las normas: en lugar de existir un protocolo común, se desarrollaron múltiples normas sectoriales que además difieren en Europa y EEUU. Pero los sectores no son compartimentos estancos, una empresa podía estar suministrando (o comprando) a compañías de otras industrias, cada una de las cuales empleaba su propio estándar EDI, de manera que la fragmentación empezó a causar aumentos en los costes de operación debido a la necesidad de traducir diferentes lenguajes. En EEUU el American National Standards Institute desarrolló la norma ANSI X12 destinada a todos los sectores, aunque aportaba tambien subconjuntos para los sectores con mayor tráfico EDI: automoción (AIAG), comercio minorista (VICS) y transporte (TDCC).

Paralelamente, Naciones Unidas y la Internacional Standards Organization (ISO) desarrollaron UN/EDIFACT con la intención de convertirlo en una norma global.

De forma muy amplia, comercio electrónico es la realización de actividades de negocios total o parcialmente virtualizadas; el término puede aplicarse al comercio con clientes finales (que se denomina business to consumer o B2C) y también a las operaciones realizadas entre empresas (business to business o B2B, que incluye actividades en Internet pero también lo que tradicionalmente hemos denominado EDI).

Es importante observar que el comercio electrónico entre empresas, en particular el realizado sobre EDI, es sustancialmente diferente del modelo de negocio con clientes finales.

• Aspectos positivos
  • ­Mejora de la gestión operativa
  • Eliminar los puntos de control tradicionales, basados en la revisión de documentos y en firmas, que suelen ser cuellos de botella en los procesos de negocios
  • ­Reducción de la carga (y urgencia) de trabajo administrativo, en particular de documentos
  • Compatibilidad con un sistema de dirección por excepción
  • Incrementar la eficacia de los mecanismos de control internos, que pueden supervisar las transacciones en tiempo real; además EDI impone un protocolo concreto para las operaciones, que no puede ser eludido
  • Información integrada en tiempo real
  • Coordinación de las decisiones de producción, inventarios y comerciales, y estrechamiento de las relaciones con la función financiera
  • ­Aceleración del ciclo de negocios
  • ­Eventualmente, contribución a la imagen y reputación
  • Desarrollo del capital relacional
  • Redistribución del tiempo de trabajo del personal: el aligeramiento de la carga administrativa permite dedicar más tiempo a actividades analíticas y de diagnóstico, lo que en principio favorecería una gestión más profesionalizada
  • Forzar la supresión de los sistemas locales y personales que puedan existir
  • Aprendizaje por interacción: la empresa accede al conocimiento de otras organizaciones a través de la simple realización del flujo de transacción
• Riesgos y debilidades
  • ­Riesgos operativos: dependencia del sistema
  • Riesgos estratégicos: costes de cambio y/o barreras de salida, en el caso de sistemas promovidos y controlados por una sola empresa
  • ­Vencer la inercia organizativa: implantar EDI exige revisar y adaptar los procesos internos, y muchos principios de gestión.
  • ­Seguridad y privacidad de datos
  • ¿Es un proyecto justificable, considerando el volumen de transacciones efectuadas, o existen otras alternativas para generar eficiencias con menor inversión?

La mensajería de EDI está codificada conforme a ciertos estándares, lo que permite su tratamiento automatizado por los TPS. Sin embargo, estamos lejos de un estándar universal: en realidad coexisten diferentes normas, generalmende de ámbito sectorial, y también subsisten áreas en las que se siguen empleando normas de ámbito geográfico limitado, como las ANSI de EEUU. La tabla inferior muestra algunas de estas normas sectoriales, organizadas por áreas económicas.

Esta diversidad no plantea una problemática técnica insalvable pero obliga a implantar sistemas multiformato, más complejos y costosos porque deben ser capaces de interpretar y traducir diferentes normas, y de asegurar la compatibilidad con los sistemas internos.

El estándar de Naciones Unidas EDIFACT es un intento por superar estas limitaciones, y hacer posibles sistemas EDI más accesibles. EDIFACT fue adoptado por el grueso de la industria, que se adhirió a GS1 (el resultado de la fusión en 2005 de EAN, que gestionaba los números de 13 dígitos, y el UCC, que gestionaba los códigos UPS de 12 dígitos), una organización privada que representa los intereses de empresas implicadas en la operación de recursos logísticos y/o en el tráfico comercial internacional.

GS1 ha promovido el desarrollo de EANCOM, una norma basada en EDIFACT que es ampliamente aceptada por buena parte de la industria y los servicios. Incluye codificaciones para identificar productos y servicios, instalaciones y otras ubicaciones (tiendas, almacenes, etc.), equipos (vehículos, utillaje, ordenadores, etc.) servicios y recursos logísticos (por ejemplo palets o contenedores) de forma que cualquier elemento implicado en una transacción pueda ser identificado, trazado y localizado inequívocamente en cualquier momento a lo largo de la cadena de suministro, empleando etiquetas de códigos de barras (GTIN) o de radiofrecuencia.

Las etiquetas de barras no solo son esenciales para la identificación de los productos en un escenario convencional (en el que se pretende por ejemplo controlar el inventario o gestionar los precios de los artículos que tenemos en un lineal de ventas), sino también un requisito indispensable para el comercio electrónico B2C y/o la participación en un emarketplace como Amazon o eBay, ya que estos códigos identifican unívocamente a la empresa y al producto. Las etiquetas pueden incluir también datos adicionales, como el lote o la fecha de caducidad, que mejoran la trazabilidad y el control de la distribución. En el caso español, la gestión de la norma GS1es realizada por AECOC.

GS1 ofrece un sistema integrado capaz de centralizar todos los detalles actualizados de productos y recursos, por ejemplo el GTIN (global trade item number) que identifica productos o el GLN (global location number) que identifica a instalaciones; las empresas pueden también compartir detalles sobre sus niveles de inventario o ventas, para evitar rupturas de stock o programar más eficientemente los pedidos.

Otra forma de intercambiar mensajes EDI consiste en codificarlos siguiendo esquemas XML (XML/EDIFACT, GS1-XML). El lenguaje XML proporciona un amplio grado de flexibilidad en el diseño y construcción de documentos y se emplea en buena parte del software interno; sin embargo los mensajes resultantes tienen más tamaño ya que los datos no se identifican por su posición dentro del mensaje, sino por etiquetas.

El mensaje tiene como finalidad contener todos los detalles necesarios que describen la operación, ubicados en lugares predefinidos dentro de una estructura, de forma similar a como se haría en un documento en papel. Para ello se estructura como una secuencia de segmentos de información (servicio y datos)

Un segmento está formado por uno o más elementos de datos (simples o compuestos: estos últimos son varios elementos simples)

Algunos elementos de datos simple están codificados de acuerdo con una lista predefinida, otros no - pueden ser incluso texto libre o descriptivo -.

Carlos Piñeiro Sánchez. Estructura y sintaxis de un mensaje EDIFACT (CC BY-NC-SA)

El estudio de la sintaxis y de la traducción a mensaje EDI excede los objetivos del Máster. Puede hallar algunos ejemplos en estos URL:

• Un ejemplo de sintaxis básica para una factura, empleando EDIFACT
• El dialecto ODETTE de la industria del automóvil (PPS)
• Especificación de mensajes de EDI en el Sergas (pdf)
• Especificación de manifiestos de carga - AEAT (para uso por Aduanas y organismos portuarios) (pdf)

Estos son los más frecuentes en el caso concreto de las actividades vinculadas al aprovisionamiento y la distribución:

• ORDERS: mensaje que envía un cliente a un proveedor detallando el contenido de un pedido: tipo de artículo(s), unidades, precio, lugar de entrega, detalles fiscales, etc.
• INSDES (instruction to despatch): mensaje que envía un productor o un intermediario al operador logístico, para que recoja y entregue cierta mercancía
• DESADV (despatch advice): mensaje que envía el operador logístico al cliente para comunicar que su mercancía está lista para ser enviada (o ha sido enviada ya)
• OSTENQ (order status enquery): utilizado por el comprador para obtener detalles sobre la situación de un pedido en curso
• OSTRPT (order status report): la respuesta al mensaje anterior por el fabricante o, en su caso, el operador logístico
• INVOIC: mensaje con el que el vendedor envía la factura al cliente
• PRICAT (price/sales catalogue): permite que el fabricante o distribuidor proporcione al comprador información actualizada sobre la identificación y precio de los productos, incluyendo nuevos artículos y las bajas de aquellos otros que sean descontinuados.
• INVRPT (inventory report): utilizado por un vendedor o distribuidor para comunicar el nivel actual del inventario (número de unidades de producto disponibles)
• RECADV (receiving advice): comunicación de recepción de la mercancía. Contiene los datos actualizados sobre la cantidad e identificación de los productos que se han entregado, de manera que tiene especial trascendencia para la facturación: es relevante cuando el cliente recibe regularmente una cantidad variable de mercancía para reponer el inventario (por ejemplo cuando se entregan perecederos en tienda) y no hay un pedido propiamente dicho; el proveedor lo emplea para determinar que toda la mercancía enviada ha sido entregada, o en su caso identificar mermas, deterioros o extravíos.

Haga clic aquí para una lista completa de los mensajes empleados en la norma GS1.

La problemática de los sistemas EDI convencionales radica fundamentalmente en su coste y complejidad técnica, que pueden ser insalvables para muchos pequeños negocios.

Una alternativa es implantar EDI sobre Internet: el contenido de los documentos comerciales es traducido mediante formularios web a través de un navegador estándar; el usuario introduce los datos y el software se encarga convertirlo en un mensaje estándar y enviarlo al destinatario protegiendo la comunicación. Los protocolos empleados suelen ser S/MIME, HTTPS y FTPS.

EDI sobre Internet es diferente del EDI convencional en varios aspectos, entre ellos la forma de contratación. El EDI convencional se materializa en una aplicación local, ubicada en los sistemas corporativos y tras sus cortafuegos; por el contrario EDI sobre Internet es un servicio externo, como puede serlo un hospedaje, en este sentido su empleo implica un cierto grado de externalización y por tanto también la pérdida de control sobre los datos, con el consiguiente riesgo operacional (¿qué ocurre si el proveedor del servicio bloquea el acceso a los datos?). Su ubicación externa también puede resultar problemática cuando el volumen de datos a manejar es elevado, o cuando hay dificultades técnicas para compatibilizarlo con los sistemas de los proveedores o canales; esto suele obligar a optar por servicios certificados (este reconocimiento se denomina generalmente Certificación Drummond, por el nombre de una entidad que ofrece servicios de verificación de la interoperabilidad de sistemas de este tipo).

El mercado de EDI/B2B es una parte importante del tráfico comercial (en 2015 la facturación de comercio electrónico B2B en EEUU era aproximadamente el 9,3% de todo el tráfico interempresarial) y con diferencia la parte más sustancial del comercio electrónico. En 2015 las operaciones B2B en EEUU (aproximadamente 780.000 millones de dólares) duplicaban el volumen de negocio B2C.

El desarrollo de EDI y de B2B en un futuro próximo parece seguir dos líneas principales:

• En el contexto de sistemas EDI tradicionales, generalización de EDI interactivo, en el que las aplicaciones dialogan e intercambian en una sola transacción varios mensajes necesarios para completar y documentar la operación; se envían además mensajes de control para verificar que el interlocutor está preparado, y que la comunicación se ha completado con éxito. EDI interactivo está soportado por EDIFACT.
• Evolución hacia el formato de e-marketplaces. Aquí se plantean dos alternativas:
  • Modelos uno-a-muchos: la empresa crea su propio e-marketplace a través del que se dota de servicios y productos; es un modelo característico de empresas con gran poder de negociación, y por supuesto también un volumen de actividad que justifique la instalación y su mantenimiento. Desde el punto de vista de los proveedores, replica en gran medida el modelo de adhesión de muchos sistemas EDI, promovidos por las empresas dominantes de la cadena de valor.
  • Modelos muchos-a-muchos. La tendencia a concentrar la negociación en e-marketplaces abiertos (iniciada con la oferta de servicios de Amazon Supply y Alibaba) con diseño y funcionalidades similares a las tiendas B2C parece estar consolidada.
• Integración con los sistemas B2C, de forma que los clientes finales sean guiados a un sistema de autoservicio
• Aumento de la flexibilidad y la personalización de las ofertas, con catálogos interactivos y precios ajustados por volúmenes de compra, conducta histórica, y otros parámetros.
• ¿Integración de servicios financieros, por ejemplo para financiar las compras?