Información y decisión: dos caras de la misma moneda

En el contexto de una empresa, nuestra responsabilidad prioritaria es la gestión, lo que a su vez implica analizar, planificar, fijar metas, asignar tareas, controlar los niveles de cumplimiento de los objetivos, tomar decisiones, etc. La gestión es un conjunto complejo de actividades que, de manera muy sintética y siguiendo a Bueno Campos, podemos definir como un proceso continuo de solución de problemas.

En sentido amplio, un problema es una situación que requiere una decisión: elegir una forma de financiación, seleccionar un proyecto de inversión, cubrir un puesto de trabajo vacante, determinar si concedemos o no financiación a un cliente, etc.; pero además de la elección propiamente dicha, también debe considerar un conjunto de actividades preparatorias, entre las que se incluye el mero hecho de ser conscientes de que existe un problema y que debemos tomar una decisión. La gestión en sentido amplio, y los procesos de decisión en particular, pueden interpretarse como un proceso continuo de generación y aplicación de información.

La información es un elemento indispensable en cualquier tarea de gestión. Considere algunas situaciones comunes como las siguientes:

• ¿Cómo debemos programar la producción, para estar en disposición de atender la demanda prevista? La programación de la producción sintetiza los pronósticos de ventas, la situación actual y los objetivos previstos para los inventarios, considerando además los condicionantes de costes, la disponibilidad de materias primas y recursos, etc.
• ¿Con qué tesorería podemos contar para atender los compromisos de pago lo largo del próximo mes? La tesorería es el resultado neto de los cobros y pagos por todos los conceptos, tanto operativos (pagos por compras y uso de servicios, cobros por ventas o prestaciones de servicios, etc.) como financieros (variación de la deuda, intereses, y equivalentes); y estos movimientos dependen a su vez de múltiples decisiones operativas y condicionantes externos.
• ¿Cómo nos están yendo las ventas este mes? Evaluar esta situación implica conocer el volumen acumulado hasta el momento, compararlo con la parte proporcional pertinente de los objetivos previstos, y evaluar también las proyecciones para lo que resta de mes; además, el bucle de control exige determinar las causas de las disfunciones que en su caso se observen.
• ¿Cómo nos perciben los clientes? La opinión de nuestros clientes nos ofrece una idea de cómo de bien lo estamos haciendo, aunque esos resultados deben ser puestos en contexto y diseccionados: ¿hay diferencias por tipo de cliente, por su fidelidad a la empresa, por el tipo de producto adquirido, por la tienda o canal en el que ha interactuado...?

Al margen de su dimensión externa, todos estos problemas comparten una característica común: el uso de información (¿o quizá datos?) para evaluar la situación y diseñar, si procede, una decisión. Esos recursos de información son un prerrequisito para la supervivencia, sin embargo exceden ampliamente las funcionalidades de un proceso contable convencional. ¿De dónde proviene entonces esa información?

De manera muy amplia, la noción de "fuente de información" hace referencia al lugar u origen del que podemos extraer datos o información. En un contexto empresarial esas fuentes son múltiples:

• La Contabilidad financiera lleva un registro más o menos detallado de las operaciones con trascendencia económica
• Muchas empresas llevan además una contabilidad de gestión - contabilidad analítica -, diseñada específicamente para registrar, asignar y computar costes
• Las operaciones pueden generar múltiples documentos de interés: peticiones de compra de materias, escandallos, informes, albaranes, partes de incidencias y averías...
• La gestión no se reduce a la simple ejecución de las operaciones del día a día; hay también un esfuerzo de planificación del que se derivan proyectos y presupuestos

todo ello, sin salir del medio interno de la empresa. Si además consideramos el medio externo, podemos acceder a

• Información contable y financiera de otras empresas: rivales, competidores potenciales, gacelas del sector...
• Recursos de acceso libre en Internet
• Bases de datos y servicios electrónicos de información, tanto libres como de pago
• Informes externos, peritajes, asesoramientos

Pero, ¿cómo acceder organizadamente a esta información, y cómo canalizarla hacia las personas que la necesitan? Estas son las responsabilidades clave de los sistemas de información.