Interpretando el papel de los SI/TIC en las organizaciones

La gestión puede interpretarse como la secuencia de decisiones con la que afrontamos los problemas que plantea la realidad de la empresa. Pero, ¿cómo tomamos decisiones?

Simon (1960) y Newell y Simon (1972) aportaron una concepción pragmática, sencilla pero extraordinariamente ilustrativa: el proceso de decisión comprende tres fases secuenciales e interdependientes. En primer lugar hay un esfuerzo de inteligencia, que se materializa en la el análisis de la realidad y la búsqueda activa de anomalías que requieran atención; una vez detectado el problema (y conocida su estructura interna) el decisor crea alternativas y las evalúa, analizando en qué medida pueden solucionar o mitigar el problema observado; finalmente se elige la más adecuada para reconducir la situación de acuerdo con los objetivos o metas planteados.

Carlos Piñeiro Sánchez (CC BY-NC-SA)

• “Los sistemas de información de las empresas constituyen el soporte mediante el cual los responsables se basan para tomar sus decisiones” (Larrañeta et al., 1991: 65)
•  “Un sistema hombre - máquina integrado que produce la información para asistir a las personas en las funciones de ejecución, de gestión y de toma de decisiones” (MENGUZZATO y RENAU, 1992: 394).
• “Un sistema hombre máquina integrado, basado en ordenador que proporciona información para respaldar las operaciones y la adopción de decisiones (...)” (Awad, 1988)

El sistema de información sería por tanto la estructura organizativa encarga de proporcionar a los decisores los recursos (datos, modelos, canales de comunicación, etc.) necesarios para tomar decisiones racionales e informadas, y controlar posteriormente su eficacia.

•  "(...) sistema integrado hombre - máquina para proporcionar información para respaldar las operaciones, dirección y funciones de decisión en una organización. El sistema utiliza hardware y software de ordenador, procedimientos manuales ; modelos para análisis, planificación, control y adopción de decisiones ; y una base de datos.” (Davis y Olson, 1985: 6)
•  “Es un sistema que emplea procedimientos formalizados para proporcionar a los directivos de todos los niveles y funciones información adecuada, basada en datos de fuentes internas y externas, para permitirles adoptar decisiones puntuales y eficaces en materia de planificación, dirección y control de las actividades de las que son responsables (Kroenke, 1989).

Esta perspectiva enfatiza el carácter internamente complejo del sistema de información (la existencia de múltiples componentes, de diferente naturaleza) y su papel en las distintas tareas y niveles que componen el esfuerzo de gestión.

•  “ (...) algún tipo de sistema, físico o de otro tipo, para recopilar, almacenar y para posteriormente mover la información dentro de la organización.” (Cashmore y Lyall, 1991: 7-8)
•  “(…) un sistema que usa tecnologías de la información para capturar, transmitir, almacenar, recuperar, manipular o visualizar la información utilizada en uno o más procesos de negocios” (Alter, 1996: 2)
•  “(…) un concepto más amplio referido a cómo los flujos de información diseñados intentan satisfacer las necesidades de información de la organización.” (Willcocks, 1994: 18)

Desde esta perspectiva, el sistema de información es un conjunto de canales que movilizan los recursos de información a lo largo de la empresa, y la enlazan con otros agentes del medio externo.

•  “Entendemos por SI el conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.” (ANDREU, RICART y VALOR, 1991: 12)
• “El Sistema de Información cumplimentará su verdadero papel si las estrategias de negocios son utilizadas como punto de partida y base permanente para desarrollar la estrategia del Sistema de Información.” (ROBSON, 1994: 125).

Esta es la perspectiva más amplia y comprensiva de lo que puede ser un sistema de información. Las inversiones en TIC fueron originariamente destinadas a la automatización de procesos y a respaldar la toma de decisiones; sin embargo las implicaciones de las infraestructuras actuales van mucho más allá de estos propósitos. Podemos emplear una Intranet para coordinar procesos, o proporcionar apoyo a equipos de trabajo virtuales; podemos servirnos de una plataforma web para crear una imagen en Internet, y/o consolidar la reputación de la empresa; podemos utilizar las funcionalidades de las TIC para mantener el control de funciones externalizadas; podemos servirnos de plataformas de pago en Internet, crear dinero digital o minar criptomonedas; podemos gestionar la memoria de la empresa y transferir el conocimiento para generar dinámicas de aprendizaje corporativo. En conjunto, no hay duda de que los recursos TIC y los servicios del sistema de información tienen incidencia sobre los conductores de la competitividad de la empresa.