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Los sistemas de workflow y BPMN

En una organización clásica, con trabajo presencial y estructura burocrática, los procesos internos están perfectamente acoplados a la jerarquía: la estructura define la división del trabajo, los flujos de información y autoridad, y el perímetro del control.

En una organización flexible, por ejemplo una estructura en red, estos flujos están muy difuminados porque el entramado contractual prevalece sobre la jerarquía. Además, las relaciones son intrínsecamente temporales, tanto en términos temporales como subjetivos: los contratos son por objetivos o tiempo limitado y pueden recaer en diferentes proveedores externos. Las responsabilidades, la configuración de los equipos de trabajo, etc. cambian regularmente, y un sistema de información convencional no siempre puede asumir esta inestabilidad.

Las aplicaciones de workflow fueron la primera respuesta a esta necesidad de flexibilidad: se trata de sistemas diseñados para coordinar los procesos internos y automatizar los flujos de información necesarios para completar las tareas y ejercer las funciones de control.

Automatizar los flujos de trabajo

Los sistemas de workflow están diseñados para canalizar los flujos de trabajo a las personas responsables de dar continuidad a las tareas, y enlazar los distintos sistemas en los que residen los datos necesarios en cada momento. El movimiento de documentos en papel se reemplaza por equivalentes electrónicos (no necesariamente documentos "escaneados) que el sistema enruta en función de un conjunto de reglas predefinidas. El propósito es agilizar los procesos, evitando interrupciones en la secuencia de ejecución, y mejorar el grado de control sobre su ejecución, a través de una normalización estricta; naturalmente, también se mitigan los costes directos e indirectos que ocasiona documentar en papel la actividad empresarial.

De forma muy amplia, y atendiendo a sus objetivos, estas herramientas suelen agruparse en cuatro categorías:

  • Transaccionales, diseñadas para dar curso a procesos externos muy estructurados y repetitivos, por ejemplo autorizar préstamos o tramitar pedidos de productos y materiales
  • Administrativos, que automatizan procesos internos de gestión rutinaria, como autorizaciones de gasto, solicitudes de servicios internos (reparaciones, limpieza, etc.) o incidencias técnicas.
  • Colaborativos, diseñadas para soportar procesos poco estructurados en los que varios usuarios cooperan de forma secuencial, por ejemplo para confeccionar el plan constructivo de un edificio o de una instalación productiva. En este caso el sistema tiene como propósito principal encauzar cada flujo de trabajo al usuario adecuado que debe continuar el proceso.
  • Ad hoc, donde cada grupo de usuarios puede definir una estructura personalizada de flujos de acuerdo con las necesidades de cada momento, y que son por tanto especialmente idóneos para procesos singulares y poco o nada estructurados.

BPMN: Business Process Model and Notation

Un requerimiento esencial para el despliegue de un sistema de workflow es la descripción precisa y detallada de los distintos procesos que tienen lugar en la empresa, con especial mención de las tareas, los responsable de su ejecución, y sus interdependencias. Obsérvese que no se trata de expresar los movimientos de datos, como hace un diagrama de flujo (un DFD) en Informática, sino la forma en que se encadenan las distintas tareas de negocios: qué se hace, en qué orden y con qué condicionamientos, quiénes están implicados, qué datos y documentos se generan, qué incidencias pueden producirse y cómo se va a actuar frente a ellas, y qué tiene que ocurrir para que el proceso pueda considerarse finalizado con éxito. Una forma estándar de hacerlo son los diagramas BPMN, aunque hay otras alternativas como los diagramas de decisiones (DMN, Decision Model and Notation).

BPMN describe los procesos mediante diagramas que detallan las tareas y los flujos (de información, de control, de documentos, etc.) existentes entre ellas, el orden en el que se han de ejecutar, y las condiciones que deben ser consideradas en cada caso para enrutar los flujos. Emplea un lenguaje gráfico (relativamente) estandarizado, basado en cuatro grupos de elementos:

  • Objetos: actividades, eventos y pasarelas
  • Conectores, expresivos de los flujos que enlazan o secuencian los objetos
  • Carriles, bloques paralelos que delimitan las tareas bajo la responsabilidad de un grupo o persona, y clarifican sus conexiones con el resto de usuarios
  • Artefactos, como los grupos y anotaciones

Es importante observar que BPMN describe la estructura de tareas y los flujos que las relacionan, pero no la forma en que dichas tareas se realizan internamente, por ejemplo cómo se adopta una decisión en concreto o los mecanismos específicos de control que se aplican; tampoco proporciona soporte específico para el tratamiento de procesos estocásticos, más allá de la especificación de bifurcaciones, ni soporta la formalización de procesos como el aprendizaje o la transferencia de conocimiento. Sin embargo, posee una evidente utilidad para formalizar y documentar las actividades, identificar anomalías o riesgos potenciales (interrupciones, cuellos de botella, etc.), y planificar procesos más eficientes.

BPMN y workflow son herramientas complementarias, pero no equivalentes. BPMN documenta los procedimientos, mientras que las aplicaciones de workflow son herramientas operacionales que mueven esos procedimientos, dando traslado de las tareas a lo largo de la organización de acuerdo con reglas que, probablemente, estarán definidas en los diagramas BPMN..