¿Qué es un sistema de información?

De forma muy amplia, un sistema de información es un conjunto de recursos que nos permiten capturar datos, y emplearlos eficazmente en actividades como la toma de decisiones, la coordinación de tareas, o la ejecución de procesos de negocios.

• Adoptar una decisión exige conocer el estado actual de las variables de gestión, identificar claramente las disfunciones que deban ser corregidas, y diseñar decisiones; todo ello implica el uso de información.
• La empresa no es un simple acúmulo de procesos: las actividades son interdependientes y deben coordinarse. Para ello necesitamos conocer la situación de cada tarea, sus órdenes de precedencia y dependencias mutuas, los tiempos estimados, y la manera en que se acoplan para dar lugar al resultado esperado. Nuevamente precisamos información.
• Los procesos de negocios consumen (y generan) información. Quizá estemos dispuestos a conceder crédito comercial a nuestros clientes, bien porque sea una exigencia del modelo de negocios del sector o bien porque deseemos emplear el crédito como instrumento de marketing y fidelización; en cualquier caso deberemos estimar el riesgo de insolvencia, empleando e interpretando las evidencias apropiadas. Una parte de esta información viene dada por el comportamiento real observado en nuestros clientes, que tendremos registrado en nuestros ficheros de ventas o en el sistema contable. El ciclo de operaciones genera espontáneamente datos útiles.
• Algunos modelos de negocio son, esencialmente, procesos de información. Considere el caso del comercio electrónico, que se desarrolla en un entorno virtual intensivo en información multimedia; en la mayoría de los mercados financieros los procesos y los propios activos han sido transformados en, simplemente, flujos de datos.

"Un sistema de información es una colección de componentes que recopila, procesa, almacena, analiza y disemina información para una finalidad específica.” (TURBAN et al., 1996: 7); en otras palabras, "(...) un concepto más amplio referido a cómo los flujos de información diseñados intentan satisfacer las necesidades de información de la organización” (WILLCOCKS, 1994: 18).

Probablemente opine que estas definiciones son demasiado formales, quizá excesivamente abstractas e indefinidas. En realidad es así: cada empresa dispone de su propio sistema de información, en parte planificado y controlado por la organización y en parte el resultado de las acciones espontáneas de personas  y grupos; en parte formalizado y en parte informal; en parte informatizado, y en parte manual; en parte tecnología y en parte constructo organizativo.

Probablemente la forma más eficaz de describir qué es un sistema de información sea esbozar algunas de sus características:

• Una realidad sistémica: el sistema es un conglomerado de piezas o elementos que actúan coordinadamente y son interdependientes. En él pueden convivir elementos heterogéneos como, entre otros,
  
  • ­Herramientas de workflow
  • ­Sistemas para el procesamiento de transacciones
  • ­Recursos ofimáticos
  • ­Herramientas para el análisis del riesgo de crédito
  • ­Aplicaciones basadas en inteligencia artificial para diseñar acciones de Marketing personalizado
  • ­Sistemas de banca electrónica
  • ­Plataformas web
  • ...

Por ello, en ocasiones el sistema de información se define como una federación de recursos y herramientas:

• Una estructura organizativa que integra y da consistencia a las diferentes tareas que se realizan en la organización
• Alineamiento con la estrategia y con las necesidades de gestión. Gestionar los recursos de información es buscar la forma de que éstos presten una contribución eficaz a los objetivos de negocios.
• Dualidad formal / informal: en el sistema de información conviven procesos altamente estructurados (por ejemplo, el procesamiento de transacciones en una entidad financiera), tareas más bien cualitativas e informales (como la recopilación de evidencias entre candidatos para cubrir un puesto de trabajo, por parte del área de recursos humanos) y dinámicas sociales espontáneas (como los blogs internos, o los posts distribuidos a través de plataformas colaborativas en las Intranets)

“Las personas pueden ser consideradas sistemas o canales de información : a medida que las personas realizan sus actividades individuales recogen retazos de información de una amplia variedad de fuentes, muchos de los cuales son almacenados en el cerebro, pero otros son almacenados en un archivo personal o un diario. (...) Un sistema de información se comprende, pues, no solo de hardware o canales predeterminados formales, sino también de canales informales, efímeros e invisibles.” (Cashmore y Lyall, 1991: 8)

• Singularidad: cada empresa tiene su sistema de información, adaptado a sus necesidades de información, a los requerimientos de sus negocios, y a su propio estilo de dirección. Es precisamente esta singularidad (o más rigurosamente, la imposibilidad de imitar el sistema de información, y/o de disociarlo de los procesos de negocios y la cultura corporativa, y su interacción con los intangibles) lo que hace que las inversiones en TIC puedan ser una fuente de ventajas competitivas sostenibles, de acuerdo con la teoría de recursos y capacidades.

Un sistema de información es un conjunto de medios destinados a gestionar la información requerida por la empresa para sus operaciones. Tecnologías de la información (TIC) es el término con el que hacemos referencia a los instrumentos materiales que empleamos para capturar, almacenar y distribuir datos; en un sentido más restringido, TIC se aplica específicamente al equipamiento electrónico moderno: equipos de usuario, redes, servidores, periféricos, dispositivos móviles, etc.

Es importante comprender que la posesión de ordenadores, acceso a Internet, etc. no es sinónimo de la existencia de un sistema de información: una tecnología sofisticada no es un requerimiento inherente a un sistema de información. La transmisión cultural a través de la palabra es un sistema de información, ciertamente rudimentario pero que en definitiva cumple su función de preservar la memoria colectiva; también son sistemas de información una contabilidad en papel y la pequeña libreta en la que quizá llevamos nuestro diario.

La tecnología es facilitadora, en el sentido de que nos permite tratar esos datos de forma más compleja, o quizá más rápidamente:

"Un sistema de información es un sistema que usa tecnologías de la información para capturar, transmitir, almacenar, recuperar, manipular o visualizar la información utilizada en uno o más procesos de negocios” (Alter, 1996: 2).

La distinción es importante porque, con frecuencia, el estudio de los sistemas de información se confunde con la informática. Nosotros somos gestores y (al margen de aficiones personales) no podemos suplantar a los ingenieros en el desarrollo de sistemas: nuestra responsabilidad es conocer el rol de esos recursos en la gestión, y la forma en que pueden soportar nuevas formas para hacer negocios y para organizar. Nos interesa actuar como directivos híbridos, que comprenden la problemática de gestión de las TIC, con capaces de comunicarse con los expertos informáticos, y poseen capacidades para innovar a partir de los recursos de información.

Sin embargo eso no significa que la tecnología sea irrelevante:

• Los recursos TIC básicos son relativamente baratos, accesibles y estándar. Pero consumen una parte importante del presupuesto de las organizaciones, de manera que una responsabilidad importante es evaluar racionalmente los proyectos intensivos en TIC y justificarlos desde una perspectiva de negocios
• Correctamente empleadas, las TIC pueden ser una fuente de ventajas competitivas. Pero a diferencia de otras innovaciones anteriores (como la máquina de vapor, la electricidad, etc.) estas ventajas no son más o menos espontáneas, sino que requieren un esfuerzo consciente de gestión y sinergias con otros recursos. No cabe esperar que la simple existencia de una web corporativa tenga efectos económicos palpables; pero la situación puede ser muy distinta si esa web se enriquece con ciertos contenidos y atributos (actualización regular, esfuerzo de fidelización, interactividad, etc.) y la empresa la explota para aprender y/o consolidar su reputación en Internet.

“Las tecnologías de la información se están convirtiendo en una actividad con un alto nivel de gasto (...). La justificación no se halla en que un elevado nivel de desembolso en TI proporciona mayores beneficios (ni que la rentabilidad permite realizar grandes desembolsos en TI), sino que, si se alcanza un nivel apropiado de inversión en TI para complementar a los factores estratégicos, estructurales y humanos requeridos para el liderazgo del sector, las TI pueden ejercer un efecto de palanca o tener un efecto multiplicador.” (EARL, 1989: 2-3)

Los factores competitivos de las inversiones en TIC aparecen estrechamente relacionados con los intangibles, también llamados activos invisibles.