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Intranets

Por contraposición morfológica a Internet, una Intranet es una red que emplea la infraestructura y la tecnología de Internet pero está restringida a usuarios internos de la empresa. Genuinamente esta restricción podría tener carácter físico (por ejemplo, estar limitada a equipos ubicados dentro de la sede física de la organización), aunque en su forma actual la delimitación es más bien subjetiva: el prefijo intra hace referencia al personal de la organización, que puede estar trabajando en la propia empresa o en cualquier otra localización, conectada probablemente mediante una red privada virtual (VPN).

¿Por qué una Intranet?

La finalidad de una Intranet es aportar conectividad interna a la organización, no desde el punto de vista del mero movimiento de datos (esto podría hacerlo cualquier sistema de red local) sino de la flexibilidad: su propósito es proporcionar herramientas maleables para la comunicación y el uso de los recursos de información, facilitar la colaboración y agilizar los procesos internos en un contexto general de digitalización.

Los escenarios de aplicación son generalmente los siguientes:

  • Empresas que, por su dimensión, necesitan mecanismos de coordinación y comunicación como foros internos, servicios de noticias, o repositorios documentales.
  • Empresas que poseen varias localizaciones dispersas
  • Empresas que desean promover la comunicación, la colaboración y la participación de sus empleados
  • Empresas que precisan mecanismos concretos de coordinación (la Intranet no coordina, pero proporciona el soporte sobre el que desplegar las aplicaciones que sí lo hacen)
  • Empresas que desean forjar una visión común del negocio entre todos sus empleados y agentes externos, y precisan un soporte para consolidar esos intangibles

Estas son algunas de las funcionalidades típicas de una Intranet:

  • Perfil personal de cada empleado
  • Portal laboral: nóminas, documentación fiscal, carrera profesional, oferta de cursos de formación, actualización del curriculum vitae, etc.
  • Contactos, organigrama y directorio (teléfono, correo-e, etc.)
  • Acceso a información corporativa, de acuerdo con el perfil de usuario
  • Foros, bien de noticias (unidireccionales) o de debate (multidireccionales)
  • Catálogos temáticos
  • Herramientas de coordinación y gestión dinámica de proyectos
  • Nube interna corporativa
Carlos Piñeiro Sánchez. El continuum de usos de una Intranet (CC BY-NC-SA)

Las ventajas de una Intranet se corresponden con las fortalezas de la tecnología de Internet, incluyendo la accesibilidad, riqueza multimedia, independencia de la plataforma, escalabilidad, variedad de servicios, y compatibilidad con recursos ofimáticos.

Cuestiones de seguridad en un entorno Intranet

  • Acceso de usuarios
    • Restringir el acceso a equipos internos, excluyendo por tanto dispositivos fuera de la red local
    • Permitir el acceso de equipos remotos, a través de una VPN
  • Autenticación
    • Certificados digitales, o sistemas de contraseña
    • La restricción a equipos locales incrementa la seguridad ya que agrega un nivel más ("algo que tienen": acceso físico al dispositivo)
  • Acceso segmentado
    • No todos los usuarios deben tener acceso a toda la Intranet, ni a todos sus servicios. Habrá servicios comunes (por ejemplo, el foro de noticias) pero también áreas restringidas a ciertos usuarios, bien por razones funcionales o de adscripción a proyectos, o bien por su nivel jerárquico de responsabilidad.
  • Aislar la Intranet de los sistemas internos

... y finalmente, las Extranets

Internet es una red que conecta organizaciones y recursos dispersos. Por contraposición con el prefijo inter, empleamos el término Intranet para designar redes internas basadas en TCP/IP para uso del personal de la organización. Una Extranet es una red que conecta a la empresa con otros miembros de su cadena de valor y permite desplegar servicios o funcionalidades útiles para los procesos de negocios, por ejemplo sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI), catálogos multimedia, información comercial, o emarketplaces para B2B.

Su característica distintiva es el hecho de estar basada en protocolos públicos como la pila TCP/IP; en general es canalizada a través de redes privadas virtuales (VPN) a lo largo de líneas públicas de telecomunicaciones.

La razón de ser de las Extranets es agilizar y generar eficiencias en los procesos de negocios, explotando los efectos de red. Acortar el ciclo de operaciones, agilizar y optimizar el movimiento de tesorería, adecuar los inventarios, proporcionar una respuesta más rápida a nuestros canales y clientes, son algunos de los resultados que típicamente se esperan al implantar una Extranet.