Las necesidades de control y el cuadro de mando

En tanto que sistema orientado, la empresa necesita un conjunto de procedimientos que permitan evaluar el grado de cumplimiento de sus metas, identificar disfunciones y planificar acciones correctoras. Precisa, en definitiva, un mecanismo de control.

Tal y como fueron definidas por Henri Fayol en su teoría de la administración, las funciones de control tienen como finalidad verificar si todo se da en conformidad con el programa adoptado, las órdenes dadas, y los principios admitidos. Se trata por tanto de un proceso sistemático que compara los resultados obtenidos con unos estándares de cumplimiento establecidos a priori en función de la jerarquía de objetivos de la organización.

Carlos Piñeiro Sánchez. Las funciones directivas (CC BY-NC-SA)

Con carácter general, un sistema de control debería poseer varias propiedades:

• Parsimonia, es decir, un grado de simplicidad proporcionado a las características del problema
• Enfoque proactivo: no basta con destacar las anomalías, debería proporcionar también indicios siquiera básicos para diseñar y evaluar las correcciones
• Sensibilidad, proporcionar alertas coherentes con el nivel real de gravedad de la disfunción, proporcionando una combinación satisfactoria de errores/costes tipo I y tipo II
• Objetividad, medir los procesos de manera rigurosa e independiente, en la medida en que ello sea posible y conveniente, de criterios subjetivos
• Economía, no imponer cargas económicas, organizativas, etc. desproporcionadas en relación a los efectos de los riesgos y anomalías que se pretende mitigar

Las estructuras de control empresariales suelen combinar diferentes mecanismos. Con frecuencia existirá un control estratégico para comprobar i) si la implementación de la estrategia ha sido correcta, y ii) si sus resultados son los esperados. Con seguridad se emplearán también procedimientos de control operacional a nivel de transacción, con los que se asegura que los procesos se ejecutan siguiendo ciertas reglas o protocolos; por ejemplo, el control operacional de una entidad financiera impide que sus operaciones puedan ser efectuadas por personas que no tienen habilitación para ello, y/o que incumplan las exigencias legales y regulatorias, y/o que no cuenten con el soporte documental necesario; en una empresa no financiera pueden existir controles operacionales que impidan que se puedan realizar pagos sin justificación

Sin embargo, en este contexto tiene más relevancia el control de gestión: un conjunto de procedimientos organizativos destinados no solo supervisar el estado del sistema sino también aportar reglas para diseñar y ejecutar correcciones. Como señaló Wiener, el control de un sistema implica la retroalimentación de de información: los datos sobre desempeño y desviaciones inducen ciclos subsiguientes de decisión, y las acciones correctoras se materializan en mensajes. En este contexto, el sistema de información debe capturar los datos que describen la situación actual del sistema, aportar herramientas para diseñar las correcciones (o efectuar correcciones automáticas), y canalizar los mensajes inherentes a esas acciones.

Este es un sistema de control ex post. Pero también pueden plantearse procedimientos de control ex ante, preventivos o anticipativos, que pretenden proporcionar advertencias tempranas antes de que las anomalías o divergencias lleguen a producirse. En este caso el sistema de información aporta métodos de simulación con los que se evalúan los escenarios, las probabilidades de ocurrencia de los eventos, y las consecuencias previsibles de las acciones correctoras.

Los sistemas de control anticipativo tienen muchos campos de aplicación, en la medida en que están diseñados para mitigar los daños causados por eventos desfavorables antes de que éstos lleguen a producirse. Las entidades financieras los emplean para estimar las pérdidas previsibles a lo largo de un horizonte de tiempo dado, y cuantificar así su capital regulatorio; muchas empresas emplean mecanismos similares cuando evalúan clientes que han solicitado crédito, y afrontan por tanto un riesgo de impago. Las compañías aéreas aplican un control anticipativo cuando revisan sus aeronaves y reemplazan componentes antes de que se hayan averiado, empleando criterios de seguridad preventiva.

El cuadro de mando es la herramienta del sistema de información en la que con frecuencia se concentra una parte significativa de las funciones del control de gestión: muestra en tiempo real el estado de los aspectos clave de la empresa, y los relaciona con las variables y decisiones críticas.

Conceptualmente, el cuadro se inspira en la noción de cuadro de mando integral, o balanced scorecard, propuesta por Kaplan y Norton.