El procesamiento de transacciones

La primera aplicación empresarial del ordenador electrónico (en adelante haremos referencia genérica a las TIC) fue el procesamiento de transacciones, es decir, la automatización del registro y almacenamiento de los datos relativos a ciertas operaciones rutinarias de índole burocrática y administrativa, cuya gestión era muy costosa en términos de tiempo y personal, pero que (se entendía) no tenían una relevancia secundaria en cuanto a los objetivos de negocios. Una aplicación clásica en este sentido fueron las nóminas, especialmente en las grandes corporaciones, pero muy pronto los TPS se hicieron más complejos.

Todavía hoy suele existir una diferenciación, siquiera conceptual, entre los sistemas operativos (dentro de los cuales se hallan el TPS junto con sus recursos asociados) y los sistemas de usuario (que incluyen, entre otras, las herramientas para la toma de decisiones o DSS).

La finalidad de un TPS es automatizar el registro de las operaciones, de manera que los movimientos se asienten con rapidez y se garantice la coherencia de los datos.

Considere el caso de los sistemas transaccionales de una entidad financiera: un pago efectuado con una tarjeta debe quedar asentado en nuestra cuenta de forma inmediata, de manera que cualquier operación posterior (desde una retirada de fondos en un cajero hasta la recarga de una tarjeta monedero, pasando por una transferencia o la consulta del saldo a través de nuestro móvil) se efectúe conforme a nuestra nueva posición con la entidad financiera. El TPS debe asegurar que los datos son coherentes, y que todas las transacciones complementarias quedan asimismo registradas - por ejemplo, el envío del dinero al vendedor - sin que sea necesaria intervención humana.

El sistema de procesamiento de transacciones forma la espina dorsal en torno a la que se organiza el resto del sistema de información

• Captura los datos transaccionales, a veces de manera automatizada y en otras ocasiones manual
• Realiza un formateo básico de estos datos, y ejecuta sobre ellos controles de calidad y coherencia (por ejemplo, impide que el NIF se introduzca sin el carácter alfanumérico de validación)
• Se encarga del almacenamiento de estos datos, garantizando su integridad y coherencia, y también la confidencialidad mediante controles de accesso y restricciones a la manipulación
• Aporta los recursos técnicos necesarios para atender consultas y/o acceder a contenidos concretos de las bases de datos
• En su caso, proporciona los enlaces que vinculan al sistema de información de la empresa con los de otras entidades de su sistema de valor y con la Administración Pública

Considere el procedimiento de Suministro Inmediato de Información  introducido por la AEAT en 2017 para la liquidación del IVA en ciertas empresas (aquí, la normativa en el BOE), con el que el sistema transaccional de la organización y la Administración intercambian regularmente los datos requeridos para calcular y verificar la deuda tributaria en forma de "mensajes" XML. Es un procedimiento automatizado, no se transmiten documentos, y conecta directamente ambos sistemas de información mediante canales electrónicos.

De forma similar, el intercambio electrónico de datos (EDI) es desde hace décadas un requerimiento indispensable para participar en la actividad de una buena parte de los sectores económicos: suministro de componentes de automóvil, transporte y logística, etc. EDI canaliza mensajes estándar directamente entre los respectivos sistemas transaccionales, por ejemplo codificando órdenes de compra o instrucciones para el pago.

En el caso de las entidades financieras, SWIFT ha sido el estándar dominante para la gestión de los pagos internacionales.

El TPS registra las transacciones efectuadas por la empresa, en definitiva captura y almacena datos primarios.

Es la fuente de la que se nutren los niveles superiores del sistema de información, incluyendo las herramientas de apoyo para la toma de decisiones, sistemas colaborativos, etc. Y es también el punto de conexión para los sistemas interempresariales en los que participe la empresa.