Considere la forma en que se concibe un negocio. Alguien observa una oportunidad (un nicho de mercado, un nuevo producto, etc.) y estima la inversión necesaria para explotarla (equipos, instalaciones, etc.); quizá disponga de ahorro, pero probablemente cuente con otros socios y quizá también con financiación adicional en forma de préstamos u otros tipos de deuda.

El conjunto de bienes y derechos adquiridos para desarrollar el negocio forman el activo; la financiación disponible para ello (fondos aportados por los socios, préstamos, etc.) es el pasivo. Conjuntamente, activo y pasivo forman el patrimonio.

Pasivo es el término contable con el que se designa al bloque de la financiación. No debe confundirlo con el pasivo exigible (atención al adjetivo), que es la parte de esa financiación que debe ser reintegrada (con frecuencia, se le denomina de forma muy amplia deuda).

Obviamente, activo y pasivo tienen exactamente el mismo valor: toda la financiación se aplica a la adquisición de activos, y todos los activos se adquieren con esa financiación; no hay otras fuentes diferentes de las recogidas en el pasivo, ni otros bienes distintos de los registrados en el activo. Observe que esto no significa que las deudas sean iguales a los bienes y derechos: el pasivo incluye también la financiación propia (los fondos aportados por los socios, las reservas y el beneficio del ejercicio)

Genéricamente, el Activo comprende todos los bienes y derechos adquiridos o elaborados por la empresa, por ejemplo equipos, productos para la venta, tesorería o inversiones de tipo financiero.

Algunos de ellos son relativamente permanentes, en el sentido de que suelen formar parte del patrimonio de la empresa durante períodos de tiempo prolongados. La empresa no suele cambiar frecuentemente sus instalaciones productivas (salvo cuando agotan su vida útil) ni los terrenos y construcciones en los que desarrolla su actividad. Convencionalmente, los criterios contables definen una permanencia mínima de un año. Este tipo de activos forman parte del activo no corriente, o simplemente inmovilizado.

Muchos de estos elementos son materiales, por ejemplo la maquinaria o los vehículos, y forman parte de un bloque denominado activo no corriente tangible, o inmovilizado material; otros tienen carácter financiero, por ejemplo las carteras de acciones o las inversiones en Deuda Pública. Finalmente hay inmovilizados que, como el software o las patentes, carecen de esencia material y en el proceso contable reciben el nombre de intangibles, o inmovilizado inmaterial.

En teoría financiera "activo intangible" significa algo bastante diferente: recursos internos (competencias, habilidades o características) que permiten a la empresa lograr un desempeño financiero superior al promedio. Por ejemplo, la capacidad para acceder a fuentes de financiación, unos recursos humanos motivados y especialmente capacitados para desarrollar procesos de innovación, y/o para afrontar los cambios del entorno, una estructura organizativa flexible, etc. Considere una empresa que ha logrado consolidar una sólida reputación conduciéndose de manera socialmente responsable y respetuosa con las expectativas de sus clientes; esa notoriedad y esa confianza son indudablemente activos valiosos, pero no están registrados en la Contabilidad porque no pueden ser compradas ni vendidas.

Los demás bienes y derechos forman el activo corriente, o simplemente circulante: inventarios de materiales y productos, tesorería, cuentas a cobrar de clientes (a menos que éstas tengan plazos superiores a un año), y activos financieros que en principio vayan a ser liquidados antes de doce meses, además de otras partidas que surgen por razones de técnica contable.

A efectos de análisis, con frecuencia distribuimos el circulante en tres categorías en función de su liquidez (facilidad para ser convertidos en tesorería):

• Disponible: tesorería y otros activos líquidos, como cuentas bancarias
• Exigible: cuentas a cobrar y otros créditos a corto plazo
• Realizable: inventarios de productos y materiales, e inversiones financieras

Recuerde que el Pasivo de la empresa es el conjunto de las fuentes de las que obtiene financiación. Cada una de estas fuentes tiene sus propias particularidades, pero hay dos propiedades de especial interés: el plazo (corto o largo, en función de que su permanencia sea inferior o superior a un año) y la exigibilidad.

Algunas fuentes son reembolsables, en el sentido de que representan financiación que ha de ser reintegrada, frecuentemente con intereses; este es el caso, por ejemplo, de los préstamos y créditos bancarios, y también de la financiación comercial que nos proporcionan los proveedores. Todas estas fuentes forman el pasivo exigible.

Aunque pueda resultar sorprendente, otras fuentes no se reintegran nunca: el capital social, las reservas y algunas subvenciones públicas permanecen en la empresa de manera indefinida (salvo que se ejecute una reducción de capital, o se paguen dividendos con cargo a reservas). Estas fuentes, que aportan financiación no exigible, forman el patrimonio neto o recursos propios.

El plazo de la financiación es un atributo importante, porque condiciona directamente la solvencia. Una acumulación de deuda a corto plazo puede ser comprometida, en el sentido de obliga a recolectar rápidamente gran cantidad de tesorería para no incurrir en una insolvencia; la deuda a largo plazo es usualmente más sostenible (es por eso que nuestras hipotecas suelen ser a veinte o veinticinco años) y tiende a mejorar la estabilidad financiera de la empresa, como veremos más adelante.

La suma de los recursos propios y el pasivo exigible a largo plazo suele denominarse recursos permanentes o financiación permanente. El resto del exigible (deudas a pagar a proveedores, créditos con la Hacienda Pública, créditos bancarios a corto plazo, etc.) es el pasivo corriente, o pasivo circulante.

Probablemente recuerde la igualdad contable entre el valor de las inversiones y la financiación:

activo = pasivo → A = P

Con frecuencia, esta relación se formula separando los recursos propios y la deuda:

activo = patrimonio neto + pasivo exigible → A = PN + PE

de manera que el valor (contable) de los recursos propios es el remanente que quedaría a disposición de los propietarios tras liquidar toda la deuda:

PN = A - PE 

La idea de una cancelación global de toda la deuda es poco realista; sin embargo el equilibrio entre activos y exigible desempeña un papel central en el mantenimiento de la solvencia.

Los detalles sobre la forma en que se registran, valoran y clasifican los activos y pasivos forman parte del proceso contable, y en la medida de lo posible trataremos de evitarlos. Sin embargo necesitamos una idea general acerca de la organización del patrimonio, y de la forma en que éste cambia como consecuencia de flujos internos y externos.

Para ello le proponemos una analogía: pensar en los elementos patrimoniales como cajas.

Podría distribuir fácilmente sus bolígrafos en varias cajas de acuerdo con su color. Imagine que, en lugar de bolígrafos, se trata de edificios, mercancía, facturas o préstamos de su banco: ordenamos estos elementos en varias cajas, dependiendo de su naturaleza (derecho u obligación) y de su plazo. En la caja "Inmovilizado material" guardará elementos como los edificios o los vehículos; en "Disponible" el dinero en efectivo y las cuentas bancarias; en "Exigible a largo plazo", el contrato del préstamo que su banco le entregó tiempo atrás, y así sucesivamente.

Necesitaremos once cajas, una para cada masa patrimonial: inmovilizado (material e inmaterial), circulante (disponible, exigible, realizable), recursos propios y exigible (largo y corto plazo). Coloque a su izquierda las cajas que contienen elementos de valor; a la derecha las que representan deudas u obligaciones; si lo desea, puede ordenarlas por plazos.

Esta analogía le permite no solo formar una visión ordenada del patrimonio, sino también comprender qué ocurre cuando la empresa realiza una operación, y se produce un "flujo". Imagine que contrata con un cliente la venta a crédito de una mercancía valorada en 100€, con un margen del 10%: solo tiene que ir a la caja etiquetada como "Realizable" (donde están las existencias e inventarios) y sacar lo que necesite; anote que ese cliente le debe 100 · 1,1 = 110€ y guarde el papel en la caja "Exigible" dentro del activo circulante (es una cuenta a cobrar, no debe confundirla con el pasivo exigible). Cuando reciba el pago, guarde el dinero en la caja "Disponible" y deshágase del papel. 

Parece que solo hemos cambiado cosas de unas cajas a otras, pero ha ocurrido algo más: en su momento sacamos 100€ de "Realizable", pero ahora guardamos 110€ en "Disponible". Anote esa discrepancia de 10€ en un papel, bajo en el encabezamiento Beneficio, y guárdelo en la caja etiquetada como "Recursos Propios".

El gráfico inferior resume lo que ha ocurrido. Algunas cajas (en amarillo) están más vacías que antes (sacamos 100€ de "Realizable" y no hemos repuesto esa mercancía), otras tienen más cantidad (hay 110€ más de tesorería, y también aumentamos los recursos propios en 10€, que es el beneficio de la operación); "Exigible" (en gris) está igual que al principio porque las entradas y salidas son idénticas (110€), y otras cajas (en blanco) no han sido siquiera utilizadas. Los flujos creados están trazados en azul.

Si ha llegado hasta aquí, no solo puede hacerse una idea gráfica de la configuración del patrimonio, sino que también comprende lo que es un flujo y, quizá, intuye la lógica detrás del sistema contable de partida doble.