Una lista es una relación ordenada de datos; en filas vamos añadiendo las observaciones y en columnas sus atributos, variables o propiedades. Por ejemplo en una agenda cada fila es un contacto, y cada columna un dato: nombre, dirección, teléfono, correo-e, etc. También se pueden interpretar como listas las series temporales de datos, como los precios diarios de una acción o la inflación mensual.

Filtrar y seleccionar

Las opciones básicas para manejar listas, como ordenar o filtrar los registros, están en la ficha Datos de Excel (menú Datos de Calc). Asumiendo que la primera fila de la tabla contiene los encabezamientos, active el filtro: observará que a la derecha de cada celda aparece una pequeña flecha que despliega un menú que permite ordenar las observaciones y también filtrarlas, aplicando criterios ad hoc (mayor o menor que, contiene, etc.) o simplemente (des)marcando las casillas de verificación.

En LibreOffice Calc los criterios de filtrado también se pueden definir desde el menú Datos > Más filtros - Filtro estándar. Es necesario que la celda activa forme parte de la lista de datos.

Filtro avanzado

Una segunda opción es el llamado filtro avanzado, con el que los criterios de selección se definen dentro de la propia hoja. En primer lugar, copie y pegue los encabezados de las columnas en otro lugar de la hoja; justo debajo, especifique los criterios de selección: por ejemplo, si desea seleccionar los registros correspondientes a la Marca C, escriba esto textualmente debajo del encabezado Marca.

En Excel haga clic en Filtro avanzado, dentro del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Indique el rango de la lista (en este caso A1:C11) y el rango de criterios (A14:C15), y especifique si desea filtrar la lista (ocultando los registros que no cumplen las condiciones) o copiar los resultados a otro lugar. En LibreOffice Calc, haga clic en Datos > Más filtros > Filtro avanzado e indique dónde están los criterios de selección (A1:C11).

Puede indicar tantos filtros como dese. Si desea aplicar varias condiciones que deban verificarse simultáneamente (Y lógico), añada condiciones en los otros campos. Si quiere aplicar un O lógico (por ejemplo seleccionar los registros correspondientes a las marcas A o C) solo tiene que añadir una segunda fila al rango de criterios. Cada fila opera como un conjunto de filtros Y independiente de las demás.

El siguiente filtro selecciona los registros que verifican al menos una de las dos siguientes condiciones: artículos correspondientes a la Marca A , o registros correspondientes a la marca C que encajen en la línea de repuestos. Todos los productos de la marca A se seleccionan, con independencia de que sean o no repuestos.

Es importante observar que este filtro no es interactivo: si modifica los criterios de búsqueda (por ejemplo, cambiando Marca C por Marca B) la selección no se actualiza automáticamente, debe aplicar el filtro otra vez.