Introducir los datos en la hoja es tan sencillo como teclearlos. Hay, sin embargo, algunos principios que deberían respetarse para facilitar el trabajo posterior.

La hoja solo puede operar con datos albergados en celdas y con el formato correcto; conviene por tanto separar los datos numéricos de los alfanuméricos (texto), y asegurarse de que la simbología empleada es la adecuada. En particular, cualquier entrada que no respete estrictamente las convenciones numéricas será tratada como una cadena alfanumérica.

Por ejemplo, si su teclado se basa en la configuración regional por defecto para España, el delimitador de decimales es la coma; si utiliza un punto, la entrada se interpretará como texto y causará errores en todas las expresiones matemáticas que dependan de ella. Lo mismo ocurre si introduce números mezclados con espacios. 

Principios básicos para la introducción de datos

Las fechas y horas se tratan como números, lo que permite por ejemplo sumar una hora o calcular los días transcurridos entre dos fechas concretas. Para ello es preciso respetar ciertas convenciones de formato, y que los datos introducidos se correspondan plausiblemente con una fecha u hora. Si teclea 5/2 la hoja interpretará esa entrada como el 5 de Febrero del año en curso; 5/2/90 es el 5 de Febrero de 1990. Pero si antepone un signo igual se mostrará el resultado de dividir 5/2 = 2,5. Por el contrario 5/15 es texto, ya que el año natural solo tiene doce meses, y no hay un signo igual que fuerce un cálculo matemático. De forma similar 15:00 se interpretará como las tres de la tarde (pero no de hoy, sino del primer día de la serie, que es el 1 de Enero de 1900).

Algunos contenidos no están "dentro" de una celda, sino que flotan sobre la hoja: son los los objetos, por ejemplo gráficos, cuadros de texto, y dibujos (líneas y flechas, círculos, etc.). También se tratan como objetos los documentos de texto (pdf, Word, Writer, etc.), gráficos, imágenes o diapositivas que se insertan desde fuentes externas. En algunos casos, podemos emplear el contenido de los objetos (y de ficheros externos) en expresiones o funciones dentro de la hoja.

Para que las entradas se reconozcan como numéricas deben respetar ciertas convenciones de formato, entre ellas las siguientes (se asume una distribución del teclado en castellano o gallego):

• No pueden contener espacios y, con algunas excepciones, tampoco letras ni símbolos
• Decimales delimitados por comas
• El separador de miles es el punto, aunque no es necesario que lo introduzca (más adelante puede modificar el formato numérico). El punto del teclado numérico es separador decimal.
• Como norma general, no combine los números con espacios ni caracteres alfanuméricos. Por ejemplo "25 4" (sin comillas, pero con espacio en medio) se interpretará como texto.
• Algunos símbolos tienen un significado especial:
  • La barra inclinada (/) se emplea como símbolo de división, pero también como delimitador dentro de las fechas. Por ejemplo 2/5/90 se interpretará por defecto como el 2 de Mayo de 1990. Internamente, las fechas se manejan como números seriales en este caso concreto es 32995), de manera que puede hacer operaciones con ellas. Pero 2/15/90 se interpreta como texto, porque no hay 15 meses en el año.
  • Los dos puntos (:) delimitan horas, minutos y segundos, siempre y cuando los valores sean plausibles. Por ejemplo "13:40:15" (sin comillas) es la una de la tarde, cuarenta minutos y quince segundos (se maneja internamente como un número serial, en este caso 0,56961806 lo que le permite hacer cálculos con el tiempo); pero "31:15:20" se interpreta como texto.
  • El guión (-) es el operador resta pero también puede emplearse con la misma función que la barra inclinada en las fechas
• Excepcionalmente, pueden emplearse determinadas cadenas de texto para definir fechas. Por ejemplo "2 marzo 1980" y "15 Nov 90" (sin comillas) se reconocen como fechas en castellano, pero "15 Dec 90" no (a menos que su entrada esté definida en inglés o gallego).
• Los operadores aritméticos (+ - * /) se usan para especificar operaciones. Todo aquello que deba ser calculado, tanto fórmulas como funciones, debe ir encabezado por el igual (=), sin espacios. Por razones de compatibilidad con software y versiones anteriores, la fórmula también puede iniciarse con + (el signo "-" sin comillas es también válido, pero obviamente invierte el signo del resultado).

Conforme vamos afrontando problemas más complicados con modelos y técnicas matemáticas más sofisticadas, usualmente nos vemos en la necesidad de emplear también mayores volúmenes de datos que, típicamente, vienen del exterior: bases de datos, sitios web, etc.

Por ejemplo, podemos calcular el rendimiento de una acción con toda facilidad, introduciendo manualmente las cotizaciones. Pero para optimizar una cartera, considerando decenas de alternativas de inversión, necesitaremos una cantidad sustancialmente mayor de datos que no vamos a teclear, porque con frecuencia podemos obtenerlos ya tabulados de un intermediario financiero, la Bolsa o un servicio de información como Google Finance o Yahoo Finance. La cuestión clave es ser capaz de importarlos a nuestra hoja, sin pérdidas ni errores.

Tanto Excel como Calc nos proporcionan dos procedimientos para obtener datos externos: importación y vinculación. En el primer caso accedemos una sola vez al fichero fuente y trasladamos los datos a nuestro libro, que desde ese momento funciona independientemente de los datos primarios; en el segundo trasladamos esos datos pero además establecemos un nexo permanente con la fuente original, de manera que cuando ésta cambia, también lo hace nuestro documento de trabajo.

Si los datos primarios se actualizan regularmente, y estamos interesados en que nuestros cálculos también se revisen, el procedimiento adecuado es la vinculación; esta es la situación típica en el contexto de un sistema de información empresarial, donde el usuario accede a datos compartidos procedentes por ejemplo de la contabilidad. Si los datos no van a cambiar (por ejemplo, la serie del IPC de 2014), la importación puede ser más conveniente. Recuerde que solo algunas fuentes de datos pueden ser vinculadas.

En el grupo Obtener datos externos, dentro de la ficha Datos, se agrupan los comandos que inician los correspondientes asistentes. 

• Access: podemos importar tablas (esto lleva a nuestra hoja todo el contenido de dicha tabla) o consultas, las cuales importan solo el resultado de ésta. Observe que se genera un vinculo a los datos originales, que permite su actualización automática y/o manual (Datos > Conexiones > Conexiones). Como los datos ya residen en la hoja, puede inhabilitar la actualización o incluso eliminar el vínculo.
• Ficheros de texto plano: son un mecanismo idóneo para salvar problemas de compatibilidad entre diferentes sistemas, además tienen poco peso y pueden ser generados (y manipulados) por una amplia mayoría de aplicaciones comunes. La importación requiere definir esencialmente la organización de los datos en el fichero de texto; típicamente se emplean ficheros con datos en columnas (separadas por tabulaciones) o con datos separados por un carácter específico (coma, punto y coma, espacio, etc.). Si hay caracteres especiales, por ejemplo vocales acentuadas o ñ, puede ser necesario especificar la página de códigos (MS-DOS, ANSI, Unicode, etc.).
• Documentos web: podemos importar el contenido HTML de páginas web, con ciertas limitaciones dependiendo de las características de su código (por tanto no es aplicable a ficheros enlazados, por ejemplo en formato pdf). Aunque el asistente permite ciertas funcionalidades de navegación, la recomendación general es obtener el URL de un navegador estándar y a continuación pegarlo. Observe que, como en el caso de Access, también se genera un vinculo a los datos originales.
• En entornos empresariales, dependiendo del tipo de tecnología empleada por el sistema de información, puede ser relevante la importación de fuentes corporativas, incluyendo servidores convencionales (mediante SQL) y DataMarkets de ERPs.