Una base de datos es una estructura en la que los datos se almacenan de manera ordenada y estandarizada, para facilitar su acceso y tratamiento posterior. Aunque las hojas de cálculo han ampliado progresivamente su capacidad para manejar listas y tablas, las bases siguen siendo un instrumento esencial en cualquier entorno empresarial o profesional.
Vamos a emplear el fichero de base de datos enlazado más abajo, que contiene dos listas (tablas, en la jerga de bases de datos): una con la plantilla, y la segunda con las ventas conseguidas por nuestro departamento comercial durante el último año natural.
En Excel hacemos clic en Datos > Obtener datos externos, y seleccionamos Desde Access, lo que inicia el asistente de importación. Podemos seleccionar una o más tablas para importar (cada una se mostrará en una hoja separada del libro).
Paso 1. Seleccionar las tablas a importar
A continuación debemos decidir qué tratamiento queremos dar a esos datos. Podemos simplemente importarlos o también manipularlos mediante una tabla o gráfico dinámico (observe que se crea una conexión con la fuente original). Haciendo clic en el botón propiedades situado en la parte inferior de la ventana accedemos a los parámetros de configuración de la conexión: fichero de origen, modo y frecuencia de actualización, etc.
Si elige como destino una tabla, Excel le mostrará las dos listas en sendas hojas, dentro de un nuevo libro. Las tablas dinámicas son una herramienta para agregar los datos por categorías o agrupaciones: puede indicar qué campos o variables se mostrarán en filas y columnas, cuál(es) se va(n) a calcular, y también especificar filtros. En este caso, se muestra el diseño de una tabla que calcula totales mensuales y por vendedor, así como la cuantía agregada de las ventas durante el año
Importar y generar una tabla dinámica
Lo realmente interesante de las tablas dinámicas es su flexibilidad, la posibilidad de modificar rápidamente la forma en que se muestran los datos para explorar otras perspectivas. Quizá quiera comprobar cuál de los dos vendedores tiene un comportamiento más estable, en el sentido de que sus ventas presentan menos oscilaciones mensuales; una forma de analizarlo es calcular la desviación típica, y para ello pruebe lo siguiente:
Elimine el campo "mes" de las filas
Mueva el campo "Comercial" de las columnas a las filas
En la lista de campos (arriba, a la derecha) pinche sobre "Ventas" y arrastre el campo hacia el grupo Valores. Ahora aparecen dos "Suma de ventas". haga clic sobre una de ellas y nuevamente clic en el comando Configuración del campo de valor, que aparecerá al final del menú contextual; en la lista de funciones, seleccione Desvest (que calcula la desviación típica muestral).
Haga clic en Aceptar, y compruebe el resultado: las ventas de Fran son más volátiles (σ = 1.665,2), aunque su importe total es también superior (154.910€ frente a 149.755€ de María).
Modificando una tabla dinámica
Partiendo de esta tabla, puede generar un gráfico que muestre los resultados de forma más intuitiva: haga clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y a continuación vaya a Insertar > Gráfico dinámico > Gráfico dinámico. Simplemente, elija el tipo que más le guste y déle formato.
Tanto las tablas como los gráficos dinámicos están vinculados con los datos de origen, y se actualizan con ellos en la forma que haya especificado (manualmente, al abrir el libro o de forma automática a intervalos regulares de tiempo). Para comprobarlo haga clic en la ficha Datos, y a continuación en el comando conexiones: este libro tiene un vínculo con plantilla y ventas que se actualiza de acuerdo con lo especificado en el apartado Propiedades (por defecto, al actualizar todo). Desde esta ventana es posible actualizar los vínculos existentes, agregar otros nuevos, o eliminarlos (si hace esto último los datos y modelos de la hoja se conservan, pero ya no se podrán actualizar ni siquiera de forma manual).
