Vamos a importar el fichero enlazado más arriba, que contiene diversos datos de la plantilla de la empresa. Nos informan que tiene formato de texto plano y se ha obtenido directamente de los aplicativos de gestión. La extensión csv (comma-separated values) sugiere que en efecto es un fichero de texto, pero no aclara la manera en que están organizados los datos - aunque pueda parecer extraño, muchas aplicaciones (entre ellas la propia Excel) no emplean la coma como delimitador por defecto.

Si obtiene una visualización previa o edita el fichero, comprobará que contiene una lista donde aparentemente cada fila es una observación (un empleado) y cuyos campos están delimitados por punto y coma.

Descargue el fichero e inicie el asistente de importación

• En Excel: Datos > Obtener datos externos > Desde texto
• En Calc: Archivo > Abrir (puede filtrar los documentos tecleando *.csv en el cuadro de nombres).

El asistente solicita algunos detalles sobre la estructura de los datos; en Calc se hace en una sola ventana, mientras que Excel distribuye el proceso en tres pasos.

• ¿Cómo están organizados los datos? Típicamente los campos tienen un tamaño variable y se separan por caracteres especiales que actúan como delimitadores. Este es nuestro caso.
• ¿La primera fila contiene los nombres de los campos, o una observación más? En el primer caso, en Excel marcamos la casilla de verificación Mis datos tienen encabezados
• ¿Cómo están delimitados los campos? (en Excel, paso 2 del asistente). El delimitador es un carácter especial que separa los campos (columnas) dentro de cada observación (fila). En nuestro caso es el punto y coma (;). Compruebe en el panel inferior de la ventana que los campos están correctamente separados.
• ¿Cuál es el formato de los campos? (en Excel, paso 3 del asistente). Usualmente la hoja identifica correctamente el tipo de datos a menos que éstos se hayan formateado siguiendo una norma no estándar o diferente de la prevista en la configuración regional del sistema: quizá las fechas siguen el formato anglosajón (mes/día/año), o los decimales se delimitan con un punto en lugar de una coma; de ser el caso, podemos definir ahora el formato (o, también, hacerlo una vez hayamos importado los datos).
• ¿Dónde se van a ubicar los datos? (en Excel, último paso tras hacer clic en Finalizar)

Si el proceso ha concluido correctamente, deberíamos obtener una lista perfectamente estructurada, con campos (columnas) y observaciones (filas) correctamente distribuidos a lo largo de la cuadrícula de la hoja.

Considere el caso de una tabla, dentro del documento de procesador de textos enlazado más arriba. Si repite los pasos anteriores, el resultado no es el esperado. Recuerde que los procesadores de texto incluyen código para representar el formato y la estructura del documento, de manera que no hay un separación nítida con los datos; en este caso esos datos están además contenidos en una tabla, que es un objeto independiente. No es tanto un problema de importación como un error en la forma elegida originariamente para almacenar los datos: si hay alguna posibilidad de que esos datos se necesiten en el futuro, un procesador de textos no es el medio adecuado.

Si la tabla está bien formada y tiene una estructura regular, la opción más sencilla es la de "copiar y pegar". Como veremos más adelante, también podemos crear un vínculo con los datos originales, para que nuestra hoja de cálculo se mantenga actualizada, si bien este procedimiento plantea algunas limitaciones.