Considere el contenido de la hoja Primera quincena, donde se relacionan las ventas de la empresa a durante los quince primeros días del año; utilizando la función BUSCARV hemos ido añadiendo automáticamente datos adicionales como el coste unitario o el margen de ventas aplicado, así como la marca de cada artículo y la línea a la que pertenece.

Quizá le gustaría saber cuál es el montante total de ventas alcanzado hasta ahora, desagregado por líneas; o qué marcas se están vendiendo más; o qué productos en concreto están teniendo peor demanda, para ajustar los precios y/o el esfuerzo de marketing. Típicamente tendríamos que construir filtros en la hoja, o más probablemente diseñar una consulta en una base de datos, e incluso así los resultados serían más bien pobres. Las tablas dinámicas cambian por completo la situación.

En Excel vaya a Insertar > Tabla dinámica (el comando Tablas dinámicas de ese grupo le ofrece algunas sugerencias preconcebidas, que quizá encajen o no con lo que usted pretende hacer). La hoja seleccionará el rango dentro del que se halla la celda activa (puede elegir otro) y le propondrá crear la tabla dinámica en otra hoja adyacente dentro del libro (puede elegir otro destino). Si quiere manejar conjuntamente datos de dos o más listas relacionadas, como si se tratase de una consulta de Access, active la casilla para incorporar los datos al Modelo de datos del libro.

Haciendo clic en Aceptar, la hoja agrega un panel a la parte derecha con i) una lista de los campos (columnas) disponibles; ii) dos cuadros para definir qué criterios de agrupación deben emplearse en filas y columnas; iii) un cuadro para definir, si así se desea, criterios de filtrado (de forma que se puedan descartar algunos datos, o mostrar resultados solo para los registros que verifiquen determinadas condiciones); y iv) un cuadro para indicar qué campos deben calcularse.

La forma más sencilla de comprender el funcionamiento de las tablas es trabajar con ellas. Arrastre Cliente hasta el cuadro Filas, y Facturado hasta Valores: la hoja muestra una fila por cliente y a su derecha el total que le hemos facturado durante esta quincena. Arrastre ahora Marca hasta situarlo justo debajo de Cliente: la hoja le muestra el total facturado a cada cliente, desagregado por marcas. Si arrastra Marca hasta el cuadro Columnas, los totales se muestran en forma tabular, con subtotales para cada cliente y marca.

Por supuesto, puede emplear funciones de agregación diferentes de la suma. Haga clic sobre Suma de valores, dentro del cuadro Valores, y modifique la Configuración del campo de valor: seleccione por ejemplo CUENTA (de forma que la hoja le mostrará el número de transacciones realizadas por cada cliente, en cada marca) o PROMEDIO (y la hoja calculará el importe medio de cada una de estas transacciones). También puede calcular simultáneamente varias agregaciones (por ejemplo, la suma de la facturación y el número de transacciones), aunque esto complica la interpretación de la tabla.

Las tablas dinámicas le ofrecen muchas otras opciones de diseño, pero su estudio excede los propósitos de este trabajo.

Estando activa una celda de la tabla dinámica, haga clic en el comando Gráfico dinámico dentro del grupo Herramientas de la ficha Analizar. Esto le permite presentar sus resultados de forma gráfica, manteniendo los criterios de agrupación y las variables de resumen que ha definido previamente. Dependiendo de la naturaleza y complejidad de su tabla, es posible que no todos los formatos gráficos estén disponibles o sean adecuados - los gráficos pueden mostrar una cantidad muy limitada de variables y categorías -.

Por ejemplo, la tabla dinámica mostrada más arriba podría mostrarse como un gráfico 3D.

El gráfico nos ofrece una idea intuitiva de cuáles son los clientes y marcas con mayor facturación; pero incluso después de probar con varios giros 3D, resulta un tanto farragoso porque muestra demasiadas categorías. Sin embargo observe que, a diferencia de un gráfico convencional, puede aplicar filtros tanto a los clientes como a las marcas.

Pruebe a mantener solo la marca A y tendrá una idea de cuáles son sus principales compradores; y luego solo las marcas A y B y podrá i) comparar las ventas de ambas marcas; y ii) comprobar si todos los clientes tienen la misma actitud ante ambas marcas. Los gráficos y tablas dinámicas son herramientas perfectas para explorar los datos.